Datenschutzerklärung (Entwurf)

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist: [VOLLSTÄNDIGER NAME / FIRMA], [ANSCHRIFT], [PLZ / ORT], E-Mail [E-MAIL]. Weitere Angaben im Impressum.

Datenschutzbeauftragte Person: [DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER – FALLS BENANNT]

2. Begriffe und Rechtsgrundlagen

MARGENTIS ist eine kostenpflichtige Web-Anwendung zur betriebswirtschaftlichen Kalkulation für Friseurbetriebe. Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungsbelegen), stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir ein berechtigtes Interesse am sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb haben (z. B. Server-Logfiles, Sicherheitsprotokolle), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO wird beim bloßen Aufruf der Web-App nicht eingeholt und ist nach dem aktuellen technischen Stand auch nicht erforderlich, weil keine einwilligungspflichtigen Technologien geladen werden (siehe Abschnitt 5).

3. Hosting, Backend und Server-Logfiles

Die Anwendung wird über die Entwicklungs- und Hosting-Plattform Lovable bereitgestellt; Datenbank, Anmeldedienst, Dateispeicher und Serverfunktionen laufen über den dort integrierten Backend-Dienst („Lovable Cloud“). Diese Anbieter verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter für uns.

Beim Abruf der Anwendung fallen technisch bedingt Verbindungsdaten an (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Statuscode, User-Agent). Diese Server-Logfiles werden durch die Infrastruktur der genannten Anbieter erzeugt; wir werten sie nicht zu Analyse- oder Marketingzwecken aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Konkrete Speicherdauer der Infrastruktur-Logs und Serverstandort/Region: [BETREIBERANGABE / TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH]. Abschluss der Auftragsverarbeitungsverträge: [BETREIBERANGABE ERFORDERLICH].

Schriftarten (Fraunces, Manrope) werden lokal aus der Anwendung ausgeliefert. Beim Seitenaufruf besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Font-Servern.

4. Registrierung, Benutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung ist ein Konto erforderlich. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort bzw. – bei Anmeldung über Google – die von Google übermittelten Kontodaten (E-Mail-Adresse, Name, Kennung), außerdem Zeitpunkte von Registrierung und Anmeldung. Bei Anmeldung über Google werden Daten an Google übertragen, sobald Sie diese Anmeldeoption aktiv auswählen; verantwortlich für die dortige Verarbeitung ist Google.

Nach erfolgreicher Anmeldung speichert die Anwendung ein Sitzungs-Token (Zugriffs- und Aktualisierungs-Token) im Local Storage Ihres Browsers. Das ist technisch notwendig, damit Sie zwischen Seitenaufrufen angemeldet bleiben; ohne diese Speicherung ist der geschützte Bereich nicht nutzbar. Das Token wird bei der Abmeldung bzw. beim Löschen der Browserdaten entfernt und läuft serverseitig nach Ablauf der Sitzungsgültigkeit ab. Eine Übertragung an Dritte findet nicht statt; das Token wird ausschließlich gegenüber unserem Backend verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Technisch notwendige Speicherung im Browser

Es werden keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Marketingdienste eingesetzt. Technisch überprüft wurde: kein Google Analytics, kein Google Tag Manager, kein Meta- oder TikTok-Pixel, kein Clarity, Hotjar, Plausible, Matomo, PostHog, Segment, Mixpanel, kein Retargeting und keine Werbe-Pixel. Beim Aufruf der öffentlichen Seiten werden keine Cookies gesetzt und keine Daten im Browser gespeichert. Ein Cookie-Banner wird deshalb derzeit nicht eingesetzt.

Nach Anmeldung bzw. nach einer aktiven Handlung speichert die Anwendung ausschließlich Folgendes:

• Anmeldung/Sitzung (Local Storage): Sitzungs-Token, damit Sie angemeldet bleiben. Löschung bei Abmeldung oder Ablauf der Sitzung.
• Aktiver Salon (Local Storage): Kennung des zuletzt gewählten Betriebs, damit beim nächsten Aufruf der richtige Datenbestand angezeigt wird. Löschung beim Abmelden bzw. Leeren des Browserspeichers.
• Tarifauswahl im Checkout (Local Storage, Schlüsselsalonwert.checkout_selection): gewählter Tarif, Abrechnungsintervall und Rückkehrziel, damit die Auswahl bei Anmeldung oder Registrierung nicht verloren geht. Zahlungsdaten werden hier nicht gespeichert. Automatische Verwerfung nach 7 Tagen.
• Anonymer Sitzungsschlüssel (Local Storage, Schlüsselsalonwert.session_key): eine zufällige Kennung ohne Personenbezug, mit der Schritte im Bestellvorgang unserem eigenen Backend zugeordnet werden (z. B. Abbruch im Checkout). Keine Übermittlung an Dritte, kein geräteübergreifendes Profil.
• Einladungs-Token (Local Storage): der Token einer Team-Einladung, damit die Einladung nach der Anmeldung angenommen werden kann. Löschung nach Verarbeitung der Einladung.
• Seitenleiste (Cookie sidebar_state): speichert, ob die Navigation ein- oder ausgeklappt ist. First-Party, keine Übermittlung an Dritte.

Alle genannten Informationen sind First-Party, dienen ausschließlich dem Betrieb der Anwendung und werden nicht zu Analyse- oder Werbezwecken genutzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für die zur Erbringung des Dienstes unbedingt erforderliche Speicherung.

6. Nutzung der Web-App und Unternehmensdaten

In der Anwendung verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen betriebswirtschaftlichen Daten, damit die Kalkulationen und Auswertungen erstellt werden können. Dazu gehören je nach Nutzung insbesondere: Salon- und Unternehmensdaten, Fixkosten, variable Kosten, Personal- und Lohnkosten, Arbeitszeiten und produktive Stunden, Dienstleistungen und Preise, Preislisten, Produkte und Materialkosten, Umsatz- und Einnahmedaten, Controlling- und Monatsabschlussdaten, Kalkulationsergebnisse, Steuerparameter, Gewinnziele, Unternehmerlohn und private Entnahmen, Szenarien, Notizen sowie weitere freiwillig eingegebene Angaben. Die meisten dieser Daten sind Unternehmensdaten; ein Personenbezug entsteht dort, wo Sie personenbezogene Angaben eintragen (z. B. Mitarbeiternamen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

7. Vom Nutzer eingestellte Daten Dritter (Mitarbeiter- und Lohndaten)

Sie können Angaben zu Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eintragen oder über Lohnauswertungen hochladen, etwa Name, Beschäftigungsart, Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaubstage, Brutto- und Nettolohn sowie Arbeitgeberanteile. Für diese Daten sind Sie die verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag, um die Funktionen der Anwendung bereitzustellen.

Sie entscheiden, welche Daten Sie einstellen, und sind dafür verantwortlich, dass Sie zu deren Verarbeitung berechtigt sind und Ihre eigenen Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen erfüllen. Wir empfehlen, nur die Angaben zu erfassen, die für die Kalkulation tatsächlich benötigt werden (z. B. Kürzel statt vollständiger Namen). Diese Verantwortungsverteilung schränkt die Rechte der betroffenen Personen nach der DSGVO nicht ein; Anfragen betroffener Personen leiten wir an Sie weiter.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihnen und uns nach Art. 28 DSGVO: [BETREIBERANGABE ERFORDERLICH – AV-VERTRAG BEREITSTELLEN / RECHTLICH PRÜFEN]

8. Dokumenten- und Beleguploads

In den Bereichen „Belege & Ausgaben“, „Dokumente“ und „Personal / Lohnanalyse“ können Sie Dateien hochladen – technisch umgesetzt sind PDF-Dateien und Bilddateien (Fotos von Belegen, Rechnungen, Eingangsrechnungen für Produkte sowie Lohnabrechnungen und Lohnauswertungen).

Die Dateien werden in einem nicht öffentlichen Speicherbereich („documents“) unseres Backend-Dienstes abgelegt und sind Ihrem Salon zugeordnet. Ein Abruf ist nur über kurzzeitig gültige, signierte Links (aktuell 60 Sekunden) durch berechtigte Konten möglich. Zusätzlich speichern wir Metadaten wie Dateiname, Dateityp, Größe, Uploadzeitpunkt und die aus dem Dokument übernommenen Werte.

Zweck: Erfassung und Auswertung von Kosten, Material- und Lohndaten für die Kalkulation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungsbelege zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Hochgeladene Dateien bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder das Konto gelöscht wird; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt (siehe Abschnitt 15).

9. Automatische Dokumentenanalyse (KI)

Wenn Sie einen Beleg, eine Eingangsrechnung oder eine Lohnabrechnung zur automatischen Auswertung einreichen, wird die Datei von unserer Serverfunktion an das KI-Gateway von Lovable (ai.gateway.lovable.dev) übertragen und dort mit dem Modell google/gemini-3-flash-preview (Google Gemini) ausgewertet. Übertragen wird der vollständige Inhalt der jeweiligen Datei sowie die Auswertungsanweisung; die Übertragung erfolgt erst im Moment Ihres Uploads bzw. Ihrer Analyse-Aktion, nicht beim bloßen Seitenaufruf. Zurückgegeben werden die erkannten Werte (z. B. Beträge, Positionen, Zeiträume, Lohnbestandteile), die Sie vor der Übernahme prüfen und korrigieren können.

Verarbeitungsort, Aufbewahrung beim Gateway bzw. beim Modellanbieter und eine mögliche Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR: [BETREIBERANGABE / TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH]. Wir empfehlen, keine Dokumente hochzuladen, die über die für die Kalkulation nötigen Angaben hinausgehende personenbezogene Daten enthalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. E-Mail-Benachrichtigungen und Einladungen

Die Anwendung versendet betriebsbezogene E-Mails, etwa Team-Einladungen, Erinnerungen an den Monatsabschluss und Systemhinweise. Der Versand erfolgt – sofern vom Betreiber konfiguriert – über den Dienst Resend (bzw. über das Connector-Gateway von Lovable). Übertragen werden dabei Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht, jeweils im Zeitpunkt des Versands.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Nachrichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Erinnerungen zur Nutzung der gebuchten Funktionen. Werbliche Newsletter werden nicht versendet. Ob der Versanddienst produktiv aktiviert ist und welche Vertrags- bzw. Auftragsverarbeitungsgrundlage besteht: [BETREIBERANGABE ERFORDERLICH]

11. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Tarife werden ausschließlich nach aktiver Auswahl und Bestätigung im Checkout gestartet. Beim Seitenaufruf wird kein Zahlungsdienst geladen. In der Anwendung gespeichert werden Bestell- und Abonnementdaten (Tarif, Intervall, Preis, Status, Zeiträume, Rechnungsnummer und Rechnungslink, sofern vom Zahlungsdienst übermittelt).

Zahlungsmittel- und Kartendaten werden von uns nicht erhoben und nicht gespeichert; diese werden unmittelbar vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Nach dem aktuellen Stand des Codes ist die Anbindung eines Zahlungsdienstleisters technisch vorbereitet (Checkout-Vorgang, Webhook-Bestätigung), aber noch kein produktiver Anbieter aktiv geschaltet. Eingesetzter Zahlungsdienstleister und dessen Datenschutzhinweise: [BETREIBERANGABE ERFORDERLICH – ANBIETER VOR FREISCHALTUNG EINTRAGEN]. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

12. Teamzugänge, Steuerberater- und Freigabelinks

Sie können weitere Personen (z. B. Mitarbeitende oder Ihre Steuerkanzlei) per E-Mail-Einladung zu Ihrem Salon hinzufügen und Rollen mit unterschiedlichen Rechten vergeben. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, Rolle, Einladungsstatus und Zeitpunkte. Eingeladene Personen erhalten Zugriff auf die für ihre Rolle freigegebenen Daten Ihres Salons. Veröffentlichte Preislisten können über einen Freigabelink ohne Anmeldung abrufbar sein; dieser enthält nur die von Ihnen freigegebenen Preisangaben.

13. Protokollierung sensibler Zugriffe

Zugriffe auf besonders sensible Bereiche (Lohndaten, Inhaberfinanzen, Datenexporte) sowie sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert (handelndes Konto, Aktion, Zeitpunkt, betroffener Bereich). Zweck ist die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen innerhalb Ihres Teams und die Erkennung von Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle sind im Bereich „Datenschutz & meine Daten“ im angemeldeten Bereich einsehbar.

14. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Folgende externe Dienste sind nach Prüfung des Codes eingebunden:

• Lovable Cloud (Backend, Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher) – Betrieb der Anwendung; übertragen werden alle in der Anwendung verarbeiteten Daten, laufend während der Nutzung.
• Lovable AI Gateway mit Google Gemini – automatische Dokumentenanalyse; übertragen werden hochgeladene Belege/Lohnabrechnungen, jeweils im Moment der Analyse.
• Resend (E-Mail-Versand) – Versand von Einladungen und Benachrichtigungen; übertragen werden Empfängeradresse und Nachrichteninhalt im Moment des Versands. Aktivierung: [BETREIBERANGABE ERFORDERLICH]
• Google (nur bei Anmeldung über Google) – Authentifizierung; übertragen werden die für die Anmeldung erforderlichen Kontodaten, erst nach Ihrer Auswahl dieser Anmeldeoption.
• Zahlungsdienstleister – [NOCH NICHT PRODUKTIV AKTIV – BETREIBERANGABE ERFORDERLICH]

Ob und in welchem Umfang bei diesen Diensten eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfindet und auf welche Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO) sie gestützt wird, ist vom Betreiber zu prüfen und zu ergänzen: [BETREIBERANGABE / TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH]

15. Speicherdauer und Löschung des Kontos

Ihre Daten werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert. Im angemeldeten Bereich unter „Datenschutz & meine Daten“ können Sie Ihre Daten exportieren und die Löschung Ihres Kontos beantragen. Die Löschung wird mit einer Widerrufsfrist geplant und kann bis zum geplanten Termin gestoppt werden; danach werden Salondaten, Dokumente, Lohnauswertungen und Auswertungen gelöscht.

MARGENTIS ist ein Kalkulations-, Analyse- und Organisationswerkzeug und übernimmt keine gesetzliche Langzeitarchivierung Ihrer Buchhaltungs-, Lohn-, Steuerunterlagen, Rechnungen oder Belege. Von Ihnen hochgeladene Dokumente werden ausschließlich zum Auslesen von Informationen und für betriebswirtschaftliche Auswertungen verarbeitet. Die gesetzliche Aufbewahrung der Originalunterlagen bleibt Ihre Aufgabe. Bitte laden Sie vor Vertragsende alle Daten, Dokumente und Auswertungen herunter, die Sie weiterhin benötigen; nach Ablauf der Karenzfrist nach Vertragsende werden Ihre gespeicherten Kundendaten und hochgeladenen Dokumente gelöscht.

Davon zu trennen sind eigene Unterlagen des Betreibers (z. B. eigene Rechnungen an Sie, Zahlungsnachweise, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie erforderliche Sicherheits- und Löschnachweise). Diese bleiben aufgrund handels-, steuer- und nachweisrechtlicher Pflichten bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und werden vom Benutzerkonto entkoppelt; die konkrete Aufbewahrungsdauer: [BETREIBERANGABE / RECHTLICH ZU PRÜFEN]

Die Karenzfrist nach Vertragsende beträgt 30 Tage ab dem Ende der bereits bezahlten Nutzungsperiode. 14 Tage und 3 Tage vor der vorgesehenen endgültigen Löschung werden Sie an den Export erinnert.

„Nach Vertragsende steht für einen begrenzten Zeitraum eine Möglichkeit zur Sicherung vorhandener Daten und Auswertungen zur Verfügung. Nutzer sind dafür verantwortlich, benötigte Unterlagen und Auswertungen rechtzeitig herunterzuladen und eigenständig entsprechend ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu archivieren. Die Anwendung ersetzt keine Buchhaltungs-, Steuerberatungs- oder gesetzliche Archivierungslösung.“ [ENTWURF – RECHTLICH ZU PRÜFEN, KEINE ANWALTLICH GEPRÜFTE ENDFASSUNG]

16. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu widersprechen (Art. 21). Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an [E-MAIL]. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständige Aufsichtsbehörde des Verantwortlichen: [ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE – ANGABE ERFORDERLICH]

17. Stand und Änderungen

Diese Erklärung beschreibt den technischen Stand der Anwendung zum Zeitpunkt der Erstellung. Bei funktionalen Änderungen (z. B. Aktivierung eines Zahlungsdienstleisters oder neuer Auswertungen) wird sie angepasst. Stand: [DATUM DER VERÖFFENTLICHUNG – ANGABE ERFORDERLICH]

18. Hinweise zum Pilotbetrieb

MARGENTIS befindet sich derzeit in einem begrenzten Pilotbetrieb. Die Anwendung wird noch vor dem regulären Produktivbetrieb erprobt und überprüft. Pilotkonten dienen ausschließlich dieser Erprobung und Überprüfung.

Im Pilotbetrieb können einzelne Funktionen bewusst deaktiviert oder eingeschränkt sein. Es werden nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für die im Pilotbetrieb tatsächlich freigegebenen Funktionen erforderlich sind. Funktionen, die im aktuellen Pilotumfang technisch gesperrt sind, werden nicht genutzt; über sie werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Die übrigen Abschnitte dieser Datenschutzerklärung beschreiben den vorgesehenen Funktionsumfang der Anwendung; soweit darin Funktionen genannt sind, die im Pilotbetrieb gesperrt sind, findet insoweit keine Datenverarbeitung statt.

Konkrete Empfänger, Unterauftragsverarbeiter, Speicherorte, Drittlandtransfers oder Aufbewahrungsfristen, die über die bereits in dieser Erklärung belastbar dokumentierten Angaben hinausgehen, werden hier nicht genannt. Solche Angaben werden erst übernommen, wenn sie verlässlich belegt sind.

Dieser Hinweis stellt keine Aussage dar, dass sämtliche Datenschutzprüfungen bereits abgeschlossen sind. Einzelne rechtliche und datenschutzrechtliche Prüfungen, insbesondere die Auskunft zum Versandweg der Authentifizierungs-E-Mails, sind noch offen. Die Löschung oder weitere Verarbeitung von Daten nach Ende des Pilotbetriebs richtet sich nach den jeweils geltenden Lösch-, Vertrags- und gesetzlichen Aufbewahrungsregeln; eine pauschale sofortige Löschung aller Pilotdaten unmittelbar nach Pilotende wird nicht zugesagt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen des Pilotbetriebs ist, soweit eine vertragliche Nutzung besteht, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO wird für die Verarbeitung im Pilotbetrieb nicht erhoben, soweit die jeweilige Verarbeitung nicht tatsächlich auf einer Einwilligung beruht. Ihre Betroffenenrechte bleiben auch im Pilotbetrieb uningeschränkt bestehen (siehe Abschnitt 16).